1. Thu file XML, không chỉ bản PDF
File XML mới là hoá đơn gốc có chữ ký số. Tải từ email người bán hoặc từ cổng hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Kiểm tra
- MST, tên người bán khớp và đang hoạt động.
- Có chữ ký số hợp lệ, có mã của cơ quan thuế (với hoá đơn có mã).
- Tổng tiền khớp từng dòng, thuế suất đúng (8% / 10% trong thời gian giảm thuế).
- Hình thức thanh toán: từ 5.000.000 đ phải chuyển khoản để được khấu trừ.
3. Định khoản
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Mua hàng hoá nhập kho | 156 (hoặc 152, 153) | 331 |
| Thuế GTGT được khấu trừ | 1331 | 331 |
| Chi phí dịch vụ (điện, internet, thuê ngoài) | 642 / 641 / 627 | 331 |
| Mua tài sản cố định | 211 | 331 (thuế: 1332) |
| Thanh toán qua ngân hàng | 331 | 1121 |
4. Đối chiếu với cổng thuế mỗi tháng
Xuất bảng kê hoá đơn mua vào từ cổng hoadondientu.gdt.gov.vn và so với sổ: tìm hoá đơn người bán đã gửi cơ quan thuế mà mình chưa nhận XML, hoá đơn đã bị huỷ / thay thế / điều chỉnh nhưng đã hạch toán.
5. Lưu trữ
Lưu XML cùng chứng từ thanh toán, hợp đồng (nếu có) theo số chứng từ.
Kế Toán Gọn làm tự động cả 5 bước: kéo – thả XML / ZIP, tự kiểm tra, hạch toán theo tài khoản đã dùng cho từng nhà cung cấp, đối chiếu bảng kê cổng thuế.